Cum se emite o factura cu TVA in 2026
Factura cu TVA trebuie sa contina o serie de elemente obligatorii stabilite de Codul Fiscal si sa fie transmisa prin sistemul RO e-Factura pentru tranzactiile B2B. Orice firma inregistrata in scopuri de TVA este obligata sa emita facturi conforme, iar nerespectarea regulilor atrage amenzi si refuzul dreptului de deducere pentru beneficiar.
Foloseste calculatorul nostru de TVA pentru a verifica rapid sumele inainte de emiterea facturii.
Elementele obligatorii ale facturii cu TVA
Codul Fiscal stabileste la articolul 319 lista completa a informatiilor care trebuie sa apara pe orice factura. Lipsa oricarui element poate duce la invalidarea facturii.
Informatii de identificare
| Element | Detalii |
|---|---|
| Seria si numarul | Seria este un cod alfanumeric unic, numarul este secvential |
| Data emiterii | Ziua in care se emite factura |
| Data livrarii | Ziua livrarii bunurilor sau prestarii serviciilor |
| Numele furnizorului | Denumirea completa a firmei emitente |
| Adresa furnizorului | Sediul social sau punctul de lucru |
| CUI furnizor | Codul unic de inregistrare |
| Cod TVA furnizor | Codul de inregistrare in scopuri de TVA (prefixul RO + CUI) |
| Numele beneficiarului | Denumirea completa a clientului |
| Adresa beneficiarului | Sediul social al clientului |
| CUI beneficiar | Codul unic de inregistrare al clientului |
Elemente obligatorii factura
Informatii despre tranzactie
- Denumirea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate
- Cantitatea bunurilor sau volumul serviciilor
- Pretul unitar fara TVA
- Reducerile de pret acordate, daca exista
- Baza de impozitare (totalul fara TVA)
- Cota de TVA aplicata (19%, 9% sau 5%)
- Suma TVA corespunzatoare
- Totalul facturii cu TVA
Mentiuni speciale obligatorii
In anumite situatii, factura trebuie sa contina mentiuni suplimentare:
- Taxare inversa: cand se aplica mecanismul de taxare inversa
- TVA la incasare: cand furnizorul aplica sistemul TVA la incasare
- Scutire TVA: cand operatiunea este scutita, cu trimitere la articolul din Codul Fiscal
- Autofacturare: cand beneficiarul emite factura in numele furnizorului
Termenul de emitere a facturii
Factura trebuie emisa cel tarziu pana la data de 15 a lunii urmatoare celei in care a avut loc livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor. Pentru avansuri, factura se emite la data incasarii avansului.
Reguli specifice pe tipuri de operatiuni
| Tip operatiune | Termen emitere |
|---|---|
| Livrare bunuri | Pana pe 15 luna urmatoare livrarii |
| Prestare servicii | Pana pe 15 luna urmatoare prestarii |
| Avansuri | La data incasarii |
| Livrari intracomunitare | Pana pe 15 luna urmatoare livrarii |
| Livrari continue | La fiecare data de decontare sau la sfarsitul lunii |
Sistemul RO e-Factura
Ce este e-Factura
RO e-Factura este sistemul national de facturare electronica administrat de ANAF. Din 2024, toate facturile emise in relatia B2B (intre firme) trebuie transmise prin acest sistem. Factura electronica are aceeasi valoare juridica ca factura pe hartie.
Cum functioneaza
- Emiti factura in formatul structurat XML conform standardului UBL 2.1
- Transmiti fisierul XML catre platforma ANAF prin SPV (Spatiul Privat Virtual)
- Sistemul valideaza factura si returneaza un numar de identificare unic
- Beneficiarul primeste factura in contul sau din e-Factura
- Factura devine opozabila fiscal dupa validare
Emite factura XML
Format UBL 2.1
Transmite la ANAF
Prin SPV
Validare automata
Primesti numar unic
Beneficiar primeste
In contul e-Factura
Factura devine opozabila
Document fiscal valid
Obligativitatea e-Factura in 2026
| Tip relatie | Obligativitate |
|---|---|
| B2B (firma catre firma) | Obligatoriu |
| B2G (firma catre institutie publica) | Obligatoriu |
| B2C (firma catre persoana fizica) | Optional, dar recomandat |
Softurile compatibile
Majoritatea programelor de contabilitate si facturare din Romania sunt deja compatibile cu e-Factura. Printre cele mai utilizate se numara SmartBill, FGO, Facturis, Saga si Oblio. Verifica daca softul tau genereaza fisiere XML in formatul cerut de ANAF.
Factura simplificata
Cand se poate emite
Factura simplificata se poate emite pentru tranzactii de valoare mica, cand valoarea nu depaseste 100 EUR (echivalent in RON). Se aplica in special pentru vanzari cu amanuntul si prestari de servicii catre persoane fizice.
Ce contine factura simplificata
Factura simplificata trebuie sa contina cel putin:
- Data emiterii
- Identificarea furnizorului (denumire si CUI)
- Identificarea bunurilor sau serviciilor
- Suma TVA sau informatii pentru calcularea acesteia
- Totalul de plata
Nu este necesara identificarea completa a beneficiarului.
Bonul fiscal ca factura simplificata
Bonul fiscal emis cu aparatul de marcat electronic tine loc de factura simplificata daca contine codul de TVA al furnizorului si totalul cu TVA. Pentru a primi o factura completa, clientul trebuie sa o solicite in termen de 5 zile de la cumparare.
Factura de corectie (storno)
Cand se emite o factura de corectie
Factura de corectie se emite cand:
- S-a aplicat o cota de TVA gresita
- S-a facturat o cantitate gresita
- S-a aplicat un pret incorect
- Clientul returneaza marfa
- Se acorda un discount ulterior emiterii facturii initiale
Cum se emite
Factura de corectie face referire la factura initiala prin seria si numarul acesteia. Sumele corectate se inscriu cu semnul minus daca reprezinta o reducere, sau cu semnul plus daca reprezinta o majorare. Baza de impozitare si TVA se recalculeaza corespunzator.
Exemplu de corectie
| Element | Factura initiala | Factura corectie | Diferenta |
|---|---|---|---|
| Cantitate | 100 buc | -10 buc | 90 buc |
| Valoare fara TVA | 10.000 RON | -1.000 RON | 9.000 RON |
| TVA 19% | 1.900 RON | -190 RON | 1.710 RON |
| Total | 11.900 RON | -1.190 RON | 10.710 RON |
Factura de corectie trebuie transmisa si prin sistemul e-Factura.
Penalitati pentru neconformitate
Amenzi pentru facturare
| Abatere | Amenda |
|---|---|
| Neemiterea facturii | 1.000 - 5.000 RON |
| Factura fara elemente obligatorii | 1.000 - 2.500 RON |
| Netransmiterea prin e-Factura | 1.000 - 10.000 RON |
| Emitere cu intarziere | 500 - 1.500 RON |
Consecinte fiscale
Pe langa amenzi, neconformitatea in facturare poate duce la:
- Refuzul dreptului de deducere TVA pentru beneficiar
- Obligatia de plata a TVA chiar daca factura nu a fost emisa
- Diferente de impozit constatate la inspectia fiscala
Penalitati facturare
Model de factura cu TVA
O factura corecta emisa de un SRL platitor de TVA arata astfel:
| Camp | Exemplu |
|---|---|
| Seria si numarul | FACT-2026-0042 |
| Data emiterii | 15.03.2026 |
| Furnizor | SC Exemplu Digital SRL |
| CUI / Cod TVA furnizor | RO12345678 |
| Beneficiar | SC Client Business SRL |
| CUI beneficiar | RO87654321 |
| Descriere | Servicii consultanta IT, luna martie |
| Cantitate | 1 |
| Pret unitar fara TVA | 5.000 RON |
| TVA 19% | 950 RON |
| Total | 5.950 RON |
Verifica sumele cu calculatorul de TVA si consulta cotele TVA aplicabile in 2026 pentru a te asigura ca aplici cota corecta.
Intrebari frecvente
Cat timp trebuie pastrate facturile?
Facturile trebuie pastrate minimum 10 ani de la data emiterii, conform Codului Fiscal. In cazul facturilor electronice transmise prin e-Factura, acestea sunt arhivate automat in sistemul ANAF.
Pot emite factura fara TVA daca sunt platitor de TVA?
Da, in situatii specifice: operatiuni scutite de TVA (export, servicii intracomunitare) sau cand se aplica taxarea inversa. In aceste cazuri, factura trebuie sa contina mentiunea legala corespunzatoare.
Ce fac daca clientul cere factura dupa bon fiscal?
Clientul are dreptul sa solicite factura in termen de 5 zile calendaristice de la cumparare. Emiti factura completa si anulezi bonul fiscal din evidenta.
Concluzie
Emiterea corecta a facturilor cu TVA in 2026 presupune respectarea tuturor elementelor obligatorii din Codul Fiscal si transmiterea prin sistemul RO e-Factura pentru relatiile B2B. Foloseste calculatorul de TVA pentru verificarea rapida a sumelor si consulta ghidul cotelor TVA pentru incadrarea corecta a produselor si serviciilor.